Klantportal

Digitale urenregistratie, verlof en reiskosten

BAN PersoneelsDiensten werkt met digitale urenregistratie. U legt hierin uw gewerkte uren en verlof vast. Ook kunt u de kosten van woonwerk-verkeer en dienstreizen declareren. 

Registratie

Gewerkte uren en reiskosten kunt u registreren gedurende de maand dat u de werkzaamheden verricht, tot uiterlijk de 7e van de daaropvolgende maand. Met andere woorden, wilt u gewerkte uren over de periode oktober registreren, dan kunt u dit doen tot uiterlijk 7 november. Later declareren kan ook, maar dan worden de vergoedingen uitbetaald met de salarisbetaling van de volgende maand. 

Accorderen en uitbetalen

Wanneer u de uren en/of het aantal kilometers heeft ingevuld en afgesloten, ontvangt uw leidinggevende hiervan bericht. Hij of zij zal vervolgens uw declaraties inzien en al dan niet goedkeuren. Zodra uw leidinggevende uw registratie heeft ingezien en geaccordeerd kunnen de uren en declaraties worden uitbetaald. Alle declaraties worden gelijk met uw salaris uitbetaald.

Veelgestelde vragen

Inloggen

Hoe kan ik inloggen?
U logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gegevens ontvangt u in een e-mailbericht.

Waarom kan ik niet inloggen met de inloggegevens die ik toegestuurd heb gekregen?
Uw inloggegevens zijn alleen van toepassing tijdens uw contractperiode. U kunt dan ook niet eerder gebruik maken van de Klantportal, maar ook niet na het aflopen van uw contractperiode.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?
Klik bij het inlogscherm op de optie “Wachtwoord opvragen”. Vervolgens vult u uw e-mailadres in en druk u op “Aanvragen”. Binnen enkele minuten ontvangt u een nieuw wachtwoord via de mail.

Urenregistratie

De door het systeem reeds ingevulde uren wijken af van de werkelijke uren die ik werk. Hoe kan ik dit aanpassen?
U kunt dit niet zelf aanpassen. Dit heeft te maken met uw werkrooster. Het is dan ook van belang dat dit goed vermeld staat. Dit mede in verband met een goede verlof- en/of verzuimregistratie. U kunt dit telefonisch aan ons doorgeven zodat wij het voor u aanpassen.

Wat moet ik doen als ik mijn uren verkeerd heb ingevoerd en de week heb afgesloten?
U kunt aan ons doorgeven om welke week het gaat. Vervolgens kunnen wij de blokkering opheffen van de betreffende week zodat u uw invoer kunt corrigeren. 

Hoe boek ik mijn gemaakte overuren?
Overuren kunnen niet standaard geschreven worden in de Klantportal. Indien uw leidinggevende akkoord is met het schrijven van overuren, kan hij/zij dit aan ons door te geven. Vervolgens wordt de mogelijkheid voor het boeken van overuren aan uw account toegevoegd. 

Ontvang ik een bevestiging zodra mijn leidinggevende mijn declaraties heeft goedgekeurd?
Nee, u ontvangt hier geen bericht van. Zodra u de week heeft afgesloten en op voltooien heeft gedrukt, kunt u ervan uit gaan dat de uren verzonden zijn. 

Declareren reiskosten

Ik ben vergeten mijn reiskosten te declareren.
U kunt aan ons doorgeven om welke week het gaat. Vervolgens geven wij de betreffende week vrij zodat u alsnog uw reiskosten kunt declareren.

Ik krijg de melding "Geen juiste geldigheidscombinatie gevonden. Controleer de ingestelde geldigheidscombinaties." zodra ik de week wil afsluiten.
Mogelijk heeft u geen rechten voor de gewenste invoer. Wij verzoeken u om contact met ons op te nemen.

Verlof

Het toegekende verlofsaldo komt niet overeen met wat afgesproken is. Hoe kan dit?
U krijgt automatisch het aantal wettelijke verlofuren naar rato dienstverband. Mocht de opdrachtgever hiervan afwijken dan horen wij dit graag want u volgt dan de regels van de opdrachtgever. Dit geldt eveneens voor toegekende ADV-uren. 

Hoe kan ik mijn verlof boeken?
Via het icoon “Verlof” in het hoofdmenu is het mogelijk om uw verlof aan te vragen. Uw verlof wordt automatisch geaccordeerd. Uitgangspunt is dat u het verlof zelf afstemt met uw leidinggevende.

Hoe zit het met het restant verlofuren bij overgang naar het nieuwe jaar of verlenging contract?
Het restant verlof wordt zowel bij verlenging van het contract als bij de overgang naar het nieuwe jaar automatisch meegenomen. 

Hoe kan ik een feestdag boeken?
Heeft u vaste contracturen dan hoeft u wettelijke erkende feestdagen (Nieuwjaarsdag, 2 e Paasdag, Koningsdag, Hemelvaartsdag, 2e Pinksterdag en 2e Kerstdag) niet te boeken. Heeft u een oproepcontract en zou u op die dag ingeroosterd zijn geweest dan kunt u deze uren boeken. 

Hoe ga ik om met Goede Vrijdag?
Goede Vrijdag is geen officiële vrije dag. Er zijn echter organisaties die hun personeel vrij geven op deze dag. Bent u werkzaam bij zo’n organisatie dan geldt wat onder “Hoe kan ik een feestdag boeken?”. 

Ik wil een hele dag verlof opnemen maar het systeem geeft maar 4 uur. Hoe kan ik dit wijzigen?
Dit betekent dat u weekrooster niet goed in het systeem staat. Wij verzoeken u vriendelijk hierover contact met ons op te nemen zodat wij dit voor u kunnen aanpassen.

Ik wil bijzonder verlof opnemen maar dit wordt niet herkend. Wanneer is bijzonder verlof van toepassing?
Bijzonder verlof is niet voor niets bijzonder. U maakt hierover met uw leidinggevende afspraken en hij/zij geeft dat aan ons door. Voor toekennen van bijzonder verlof gelden dezelfde regels als bij de CAR UWO.

Ziekte

Hoe moet ik mijn uren registeren als ik ziek ben?
De dagen waarop u afwezig bent in verband met ziekte hoeven niet ingevuld te worden. Dit wordt automatisch verwerkt bij uw ziekmelding.

Heeft u een vraag en staat deze niet in het overzicht?
U kunt de vraag indienen via de Klantportal.